Jak wybrać firmę windykacyjną i nie przepłacić za odzysk

Część dłużników płaci dopiero po nakazie zapłaty. Firma, która prowadzi wyłącznie rozmowy telefoniczne i wysyła pisma, zostawi Cię w tym momencie z aktami i koniecznością szukania kancelarii. Zapytaj więc wprost, kto przygotowuje pozew, czy firma składa go w elektronicznym postępowaniu upominawczym, kto reprezentuje Cię w sądzie i kto prowadzi kontakt z komornikiem po uzyskaniu tytułu wykonawczego.

Dobrą praktyką jest stała współpraca firmy windykacyjnej z kancelarią, bo radca prawny albo adwokat może reprezentować Cię w sądzie, a koszty zastępstwa procesowego sąd zasądza od dłużnika. Różnicę między tymi dwoma rodzajami obsługi opisujemy na stronie kancelaria windykacyjna, a przebieg postępowania online we wpisie nakaz zapłaty e-sąd. Kiedy od razu iść do prawnika, a kiedy wystarczy firma, rozpisujemy w porównaniu firma windykacyjna czy kancelaria.

W windykacji B2B dłużnik bywa klientem, z którym chcesz dalej pracować. Agresywny ton, telefony o 21 czy grożenie wpisem do rejestru bez podstawy psują relację i narażają Ciebie jako zleceniodawcę na zarzut nieuczciwej praktyki. Zapytaj, jakimi kanałami firma kontaktuje się z dłużnikiem, czy wysyła pisma w Twoim imieniu czy we własnym, czy proponuje ugodę ratalną i kto ją akceptuje.

Dobra firma potrafi powiedzieć, kiedy sprawa nadaje się do sądu, a kiedy do rozłożenia na raty. Jeśli zależy Ci na zachowaniu relacji, zacznij od etapu, który opisuje windykacja polubowna, i dopiero przy braku reakcji idź dalej.

Najczęstsza skarga wierzycieli na firmy windykacyjne to brak informacji. Faktura przekazana, a potem cisza przez trzy miesiące. Przed podpisaniem umowy sprawdź, czy dostaniesz dostęp do historii kontaktu z dłużnikiem, listę kroków z datami, informację o każdej wpłacie i raport z kwotami odzyskanymi w okresie. Bez tego nie porównasz skuteczności firmy z innymi i nie policzysz, ile naprawdę płacisz.

Warto też sprawdzić, z kim podpisujesz umowę. Przed przekazaniem danych kontrahentów sprawdź w KRS, kto reprezentuje spółkę i od kiedy działa. Firma założona kilka miesięcy temu, z częstymi zmianami zarządu, wymaga ostrożności.

Załóżmy fakturę na 40 000 zł netto po terminie, którą dłużnik spłaca po wezwaniu i kilku rozmowach, razem z odsetkami i rekompensatą 70 euro, czyli około 41 500 zł.

Przy jednej małej fakturze raz na rok sama prowizja może wyjść taniej. Przy kilku fakturach w miesiącu abonament zwykle wygrywa, bo stała opłata rozkłada się na wiele spraw. Szczegółowe składniki kosztu, łącznie z opłatą od pozwu, rozpisuje wpis o tym, ile kosztuje windykacja faktury.

1. Od jakiej kwoty liczona jest prowizja i czy obejmuje odsetki oraz rekompensatę?

2. Czy podane stawki są netto czy brutto?

3. Jakie opłaty dodatkowe mogą się pojawić i w jakiej wysokości?

4. Czy firma prowadzi etap sądowy i egzekucyjny, sama albo z kancelarią?

5. Jakimi kanałami i w czyim imieniu kontaktuje się z dłużnikiem?

6. Kto akceptuje ugodę ratalną i na jakich warunkach?

7. Jaki masz wgląd w sprawę i jak często dostajesz raport?

8. Na jaki rachunek wpływają pieniądze od dłużnika i kiedy je dostajesz?

9. Jak rozwiązać umowę i co dzieje się wtedy ze sprawami w toku?

Jeśli chcesz zestawić kilka firm obok siebie, firmy windykacyjne porównujemy według prowizji, abonamentu i zakresu obsługi.

Płacisz abonament od 199 zł netto miesięcznie i prowizję od kwoty odzyskanej po przekazaniu do windykatora, 10 procent w Monitoringu, 7 procent w Windykacji, 5 procent w Windykacji Pro i 3 procent w Korporacji. Ceny są netto plus 23 procent VAT, a pełny zakres planów pokazuje cennik windykacji. Historia kontaktu, kroki i wpłaty są widoczne w sprawie, a przygotowanie pozwu do EPU jest częścią planu Windykacja. Zanim cokolwiek zlecisz, wpisz kwotę i termin faktury w wycenie sprawy i zobacz odsetki, rekompensatę i kolejny krok.

Na model wynagrodzenia i opłaty dodatkowe, zakres obsługi aż do sądu i komornika, sposób kontaktu z dłużnikiem, dostęp do informacji o sprawie i warunki rozwiązania umowy. Poproś o wzór umowy i cennik na piśmie przed przekazaniem pierwszej faktury, bo to tam widać prawdziwy koszt.

Prowizja na rynku waha się od kilku procent przy świeżych, dużych fakturach do kilkudziesięciu procent przy trudnych i starych sprawach. Część firm łączy niższą prowizję z abonamentem. U nas prowizja od kwoty odzyskanej po przekazaniu do windykatora wynosi od 10 do 3 procent zależnie od planu.

Może, jeśli tak stanowi umowa. Dlatego zapytaj, czy prowizja jest liczona od kwoty głównej, czy od całej wpłaty dłużnika razem z odsetkami i rekompensatą. Różnica przy fakturze po kilku miesiącach zwłoki potrafi wynieść kilkaset złotych.

Warto, gdy zaległości wracają co miesiąc, a Ty albo Twój zespół nie macie czasu na pilnowanie terminów, wezwań i pozwów. Przy jednej fakturze rocznie wystarczy dobre wezwanie do zapłaty. Przy kilkunastu sprawach naraz koszt obsługi zwykle zwraca się w szybszym odzysku.

Firma windykacyjna sprawdza się na etapie polubownym i przy dużej liczbie faktur, kancelaria przy sporze o zasadność roszczenia i w sądzie. Najlepiej działa połączenie obu, czyli firma, która prowadzi kontakt z dłużnikiem i ma stałą współpracę z prawnikiem do pozwu.