Czy opłaca się windykować małą fakturę B2B

Rachunek psują cztery sytuacje. Pierwsza to dłużnik bez majątku, w likwidacji albo w upadłości. Nakaz zapłaty bez egzekucji nie daje pieniędzy, a komornik ściągnie tylko to, co znajdzie. Sprawdzenie sytuacji kontrahenta zajmuje kilka minut, o czym więcej w dalszej części. Druga sytuacja to zwłoka po Twojej stronie. Faktura sprzed trzech lat jest bliska przedawnienia i zwykle wymaga pozwu od razu, bez miękkich kroków.

Trzecia to koszt czasu. Jeśli księgowa albo handlowiec spędzają godzinę tygodniowo na dzwonieniu w sprawie faktur po 700 zł, rachunek wychodzi ujemny, nawet jeśli każda z faktur się odzyska. Czwarta to zlecanie każdej drobnej sprawy osobno firmie, która pobiera opłatę za sprawę albo prowizję liczoną także od odsetków. Przy fakturze na 900 zł taka prowizja potrafi zjeść większość rekompensaty. Jak porównać oferty, pokazuje wpis jak wybrać firmę windykacyjną.

Jedna zaległa faktura raz w roku nie uzasadnia abonamentu. Wystarczy, że wyślesz wezwanie z odsetkami i rekompensatą, a przy braku reakcji złożysz pozew w EPU za 30 zł. Sytuacja zmienia się, gdy po terminie wisi kilka faktur naraz, bo wtedy koszt stały rozkłada się na wszystkie, a monitoring terminów łapie opóźnienia, zanim urosną.

Plan Monitoring kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a Windykacja 499 zł z prowizją 7 procent od odzyskanej kwoty po przekazaniu sprawy do windykatora. Gdy odzyskasz w miesiącu kilkanaście drobnych faktur, sama zwrócona rekompensata pokrywa dużą część abonamentu. Szczegóły planów pokazuje cennik windykacji, a liczby dla własnej faktury zobaczysz w wycenie sprawy.

Niezapłacona faktura nie musi być stratą podatkową, zanim sprawa się wyjaśni. Po 90 dniach od terminu płatności możesz skorygować podatek VAT od należności nieściągalnej, o ile spełniasz warunki ustawy o VAT, między innymi gdy dłużnik jest czynnym podatnikiem VAT i nie toczy się wobec niego likwidacja ani upadłość. W podatku dochodowym możesz uznać wierzytelność za koszt po jej uprawdopodobnieniu jako nieściągalnej. Zakres i terminy zależą od formy opodatkowania, więc ustal je z księgową.

Pamiętaj o drugiej stronie. Jeśli dłużnik zapłaci po skorzystaniu z ulgi, musisz zwiększyć VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym wpłynęły pieniądze. Dlatego dobre biuro rachunkowe, na przykład biuro rachunkowe dobrane do branży i liczby dokumentów, prowadzi rejestr faktur po terminie razem z windykacją, zamiast traktować je osobno.

Najpierw sprawdź, czy faktura jest bezsporna i do kogo dokładnie ją wystawiono. Potem wyślij wezwanie z kwotą główną, odsetkami do dnia wezwania, rekompensatą i terminem siedmiu dni. Jeśli dłużnik milczy, przygotuj przedsądowe wezwanie do zapłaty, a po jego terminie pozew w EPU. Przy kilku fakturach tego samego klienta składasz jeden pozew. Jak wygląda ta ścieżka, wyjaśnia wpis o nakazie zapłaty w e-sądzie.

Pilnuj też terminów. Roszczenia z faktur za usługi przedawniają się po trzech latach, a ze sprzedaży towaru po dwóch, zawsze z końcem roku. Dla firm, które sprzedają wiele drobnych pozycji na kredyt kupiecki, opisaliśmy to na stronie windykacja dla hurtowni.

Tak, jeśli dłużnik jest firmą i działasz w ciągu kilku miesięcy od terminu. Do kwoty głównej doliczasz rekompensatę 40 euro, czyli około 170 zł, oraz odsetki, a opłata od pozwu w EPU wynosi 30 zł. Zwrot tych kosztów zasądza sąd. Nie opłaca się czekać latami albo ścigać dłużnika bez majątku.

Nie ma sztywnej granicy, bo koszt zależy od drogi. Wezwanie z odsetkami i rekompensatą kosztuje niewiele, a pozew w EPU od 30 zł. Droższy jest zewnętrzny windykator albo prawnik, dlatego przy kwotach poniżej kilku tysięcy złotych opłaca się prowadzić wiele spraw w jednym abonamencie, a nie zlecać każdą osobno.

Tak. Rekompensata przysługuje od każdej faktury między przedsiębiorcami, także na kilkaset złotych, i wynosi 40 euro przy kwocie do 5 000 zł. Nie musisz wykazywać poniesionych kosztów. Dla faktury na 800 zł to około 170 zł, czyli ponad piątą część długu, której większość firm nigdy nie żąda.

Po 90 dniach od terminu płatności możesz skorzystać z ulgi na złe długi w VAT, jeśli spełniasz warunki ustawy. W podatku dochodowym możesz uznać wierzytelność za koszt po jej uprawdopodobnieniu jako nieściągalnej. Ustal to z księgową, a po odzyskaniu pieniędzy pamiętaj o korekcie rozliczenia.

Gdy dłużnik nie ma majątku, jest w upadłości albo zlikwidowany, gdy minęło wiele lat i roszczenie jest bliskie przedawnienia, a także gdy koszt ręcznej pracy nad jedną fakturą przewyższa jej wartość. Wtedy zostaje odpis w księgach i zmiana zasad sprzedaży z odroczonym terminem.