Software house i agencja IT najczęściej nie czekają na pieniądze za gotowy towar, tylko za pracę, której klient już używa. Faktura za etap wdrożenia, za sprint, za miesięczne utrzymanie albo za wsparcie wisi po terminie, a każdy dzień rozmowy z klientem to dzień, w którym kod nadal działa u niego, a pieniądze są u niego. Wpisz kwotę i termin faktury, zobacz odsetki, rekompensatę 40 euro i datę przedawnienia, a gdy klient dalej nie płaci, prowadzimy kontakt i przygotowujemy pozew do EPU.
Warszawa, 22 października 2026 r.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Wierzyciel
Hurtownia Mazur
ul. Prosta 10
00-850 Warszawa
Dłużnik
Usługi Budowlane Kowal
ul. Kwiatowa 5
30-001 Kraków
| Należność główna | 18 450,00 zł |
| Odsetki ustawowe | 619,21 zł |
| Rekompensata 70 EUR | 298,90 zł |
| Razem do zapłaty | 19 368,11 zł |
Z poważaniem
01
Ta strona jest dla firm, które sprzedają pracę ludzi w formie projektu albo abonamentu. Dla software house prowadzącego wdrożenia na zamówienie. Dla agencji interaktywnej i studia UX, które rozlicza się etapami. Dla firmy utrzymującej serwery i aplikacje w stałej opłacie miesięcznej. Dla freelancera i małego zespołu, który pracuje w modelu time and material i wystawia faktury za godziny.
Wspólny mianownik jest taki, że dług rzadko jest czysty. Klient nie mówi „nie zapłacę”. Mówi, że ostatni etap nie jest jeszcze odebrany, że jest jedna poprawka, że czeka na akceptację zarządu albo że księgowość płaci dopiero po zamknięciu kwartału. Dział sprzedaży nie chce psuć relacji przed kolejnym projektem, a developer ma już zadania dla następnego klienta. W takiej sytuacji nikt nie pilnuje terminów, a faktura starzeje się o kolejne tygodnie.
02
To najczęstsza obrona w branży IT i ona decyduje, jak prowadzić sprawę. Zanim wyślemy pierwsze wezwanie, układamy dokumenty tak, żeby zarzut o niedokończonej pracy nie zatrzymał całej kwoty.
Takie zestawienie jest od razu załącznikiem do wezwania i do pozwu. Klient widzi, że sprawa jest przygotowana, a sąd dostaje materiał, który da się ocenić bez biegłego informatyka.
Faktury
Po terminie 78 235,70 zł
03
Roszczenia o wynagrodzenie za usługi, dzieło i abonament przedawniają się po trzech latach, z końcem roku kalendarzowego (art. 118 KC). Krótszy, dwuletni termin z art. 554 KC dotyczy sprzedaży, więc przy fakturze za sprzęt albo licencje sprzedawane jak towar liczysz inaczej niż przy fakturze za godziny programisty.
Przy abonamencie i wsparciu każda miesięczna faktura biegnie osobno, więc najstarsze miesiące przedawnią się pierwsze, nawet jeśli klient korzysta z usługi do dziś. Wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Robi to pozew, zawezwanie do próby ugodowej albo uznanie długu. Jak liczyć te daty w praktyce, opisuje wpis o tym, kiedy następuje przedawnienie faktury.
| Termin płatności faktury | Przedawnienie usługi, dzieła i abonamentu | Przedawnienie sprzedaży sprzętu |
|---|---|---|
| marzec 2025 | 31 grudnia 2028 | 31 grudnia 2027 |
| październik 2025 | 31 grudnia 2028 | 31 grudnia 2027 |
| kwiecień 2026 | 31 grudnia 2029 | 31 grudnia 2028 |
04
Umowa między dwoma przedsiębiorcami to transakcja handlowa, także gdy dotyczy usług IT. Od dnia po terminie płatności naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a do każdej faktury doliczasz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Wynosi 40 euro przy fakturze do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej, przeliczone kursem NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego wymagalność. Nie musisz wykazywać, że poniosłeś taki koszt.
Dla firmy z abonamentami to ma realne znaczenie. Klient, który zalega z dwunastoma fakturami za utrzymanie po 2 000 zł, jest dłużny nie jednej rekompensaty, tylko dwunastu, czyli 480 euro, obok odsetek. Ręcznie nikt tego nie liczy, więc większość agencji nigdy tych pieniędzy nie żąda. Nasz system wylicza odsetki i rekompensatę osobno dla każdej pozycji i wpisuje je do wezwania. Zasady wyjaśnia wpis o odsetkach i rekompensacie 40 euro.
Przypomnij też, że ustawa ogranicza termin zapłaty między firmami do 60 dni od doręczenia faktury. Gdy Twoim klientem jest duża korporacja, a Ty jesteś małym wykonawcą, dłuższy termin z jej ogólnych warunków zakupu jest niedopuszczalny.
05
Wpisujesz zaległe faktury z numerem, kwotą, terminem płatności i wpłatami. Monitoring od razu pokazuje faktury najbliżej przedawnienia i liczy odsetki na dziś.
Wezwanie obejmuje wszystkie zaległe faktury klienta, odsetki, rekompensaty i termin zapłaty. Wiele spraw w branży IT kończy się na tym etapie, bo klient pierwszy raz widzi pełną kwotę razem z kosztami, które rosną z każdym dniem.
W planie Windykacja piszemy do klienta e-mailem i SMS-em z linkiem do zapłaty. Gdy firma chce dalej z Tobą pracować, proponujemy ugodę z harmonogramem i pisemnym uznaniem długu, które przerywa przedawnienie. Zasady takiego kontaktu opisuje windykacja polubowna.
Gdy rozmowy nie dają efektu, przygotowujemy przedsądowe wezwanie do zapłaty i pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Jeden pozew może objąć wszystkie faktury tego samego klienta.
06
Najtańsza windykacja jest zapisana w umowie. Software house, który ma najmniej spraw przeterminowanych, robi kilka prostych rzeczy.
Monitoring terminów w naszym systemie sygnalizuje pierwsze opóźnienie, zanim zespół ruszy z kolejnym sprintem na kredyt.
07
Mała firma z kilkoma klientami w zwłoce zaczyna zwykle od planu Windykacja. Obejmuje do 100 aktywnych faktur, monitoring terminów, wezwania z odsetkami i rekompensatą, windykację polubowną w Twoim imieniu i przygotowanie pozwu do EPU. Kosztuje 499 zł netto miesięcznie albo 2 988 zł za rok, czyli 249 zł miesięcznie, z prowizją 7 procent od kwoty odzyskanej po przekazaniu sprawy do windykatora. Zespół z setkami faktur za abonamenty wybiera zwykle Windykację Pro albo Korporację, gdzie prowizja spada do 5 i 3 procent.
Ceny są netto plus 23 procent VAT. Prowizja nie obejmuje odsetek i rekompensaty, które dolicza się dłużnikowi. Pełny zakres planów pokazuje cennik windykacji, a koszty etapu sądowego rozpisuje wpis o tym, ile kosztuje windykacja faktury. Przy bardzo małych kwotach zajrzyj do wpisu, czy opłaca się windykować małą fakturę.
| Plan | Dla kogo w branży IT | Cena miesięczna | Prowizja |
|---|---|---|---|
| Monitoring | Freelancer albo mały zespół, który sam wysyła wezwania i pilnuje terminów | 199 zł | 10 procent |
| Windykacja | Software house lub agencja z kilkoma klientami w zwłoce prowadzonymi w jej imieniu | 499 zł | 7 procent |
| Windykacja Pro | Firma z dużą bazą faktur abonamentowych, eksportem danych i API | 1 299 zł | 5 procent |
| Korporacja | Dostawca usług IT bez limitu faktur | 2 999 zł | 3 procent |
Roszczenia o wynagrodzenie za usługi, dzieło i abonament przedawniają się po trzech latach, z końcem roku kalendarzowego (art. 118 KC). Faktura za wdrożenie z terminem w kwietniu 2025 roku przedawnia się 31 grudnia 2028 roku. Dwa lata dotyczą tylko sprzedaży, na przykład sprzętu, więc przy fakturach mieszanych liczysz każdą pozycję osobno.
Możesz, jeśli umowa albo regulamin dopuszcza zawieszenie usługi po terminie, najlepiej po wcześniejszym wezwaniu z wyznaczonym dniem. Bez takiego zapisu zawieszenie bywa potraktowane jako naruszenie umowy. Przy wdrożeniach zapis o przejściu praw autorskich po zapłacie daje podobny skutek bez ryzyka sporu o ciągłość usługi.
Zbierz protokół odbioru, korespondencję z akceptacjami i zgłoszenia błędów z datami, a potem rozdziel dług na część bezsporną i sporną. Bezsporną żądasz od razu z odsetkami. Przy spornej wyznacz klientowi termin na zgłoszenie konkretnych wad. Brak zgłoszenia po odbiorze osłabia zarzut w sądzie.
Tak, gdy klient jest przedsiębiorcą. Od dnia po terminie płatności naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a od każdej faktury rekompensatę 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty. Dotyczy to także faktur za abonament, wsparcie i prace w godzinach, bo każda jest osobną transakcją.
Płacisz abonament od 199 zł netto miesięcznie i prowizję od kwoty odzyskanej po przekazaniu do windykatora, od 10 do 3 procent zależnie od planu. Odsetki i rekompensatę doliczasz klientowi. Opłata od pozwu w EPU to czwarta część zwykłej, a po wygranej sąd zasądza jej zwrot od dłużnika.
Podaj kwotę i termin płatności najstarszej faktury. W minutę zobaczysz odsetki, rekompensatę, datę przedawnienia i kolejny krok, a wezwanie pobierzesz od razu. Jeśli wolisz oddać całego klienta z wszystkimi fakturami, opisz sprawę w formularzu zlecenia. Podobne sprawy prowadzimy dla hurtowni, o czym mówi windykacja dla hurtowni, i dla przewoźników, o czym mówi windykacja w transporcie.
Załóż konto i potwierdź adres e-mail, a pobierzesz pełne wezwanie do zapłaty w PDF. Jednorazowa, bezpłatna Wycena sprawy to jedna wycena i jeden PDF wezwania na konto.