Windykacja dla hurtowni i dystrybutorów z kredytem kupieckim

Typowa sprawa wygląda tak. Odbiorca od lat kupuje na fakturę z terminem 30 albo 45 dni. Przez kilka miesięcy płaci coraz później, potem przelewa okrągłe kwoty „na poczet”, a saldo rośnie. Handlowiec nie chce psuć relacji, dział sprzedaży wydaje kolejny towar, bo limit formalnie jeszcze nie jest przekroczony. Kiedy ktoś w końcu zestawia rozrachunki, okazuje się, że najstarsza faktura ma już ponad rok.

Ta strona jest dla firm, które mają taki problem teraz. Dla hurtowni spożywczej i dystrybutora napojów obsługującego sklepy i gastronomię. Dla hurtowni budowlanej i instalacyjnej, której odbiorcami są wykonawcy. Dla dystrybutora części, narzędzi, chemii, opakowań czy elektroniki. Dla producenta, który sprzedaje do sieci i hurtowni regionalnych. Wspólny mianownik to sprzedaż z odroczonym terminem płatności, wiele faktur na jednego klienta i dział finansów, który nie ma czasu dzwonić do każdego z osobna.

Sprzedaż hurtowa między firmami to transakcja handlowa. Od dnia po terminie płatności liczysz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a do każdej faktury doliczasz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Wynosi 40 euro przy fakturze do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł, przeliczone po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego wymagalność.

W hurtowni ta zasada ma wyjątkowe znaczenie. Klient z dwudziestoma fakturami po 3 000 zł nie jest dłużny jednej rekompensaty, tylko dwudziestu, czyli 800 euro, niezależnie od odsetek. Większość hurtowni nigdy tego nie dolicza, bo ręczne liczenie przy kilkuset fakturach jest niewykonalne. Nasz system wylicza odsetki i rekompensatę osobno dla każdej pozycji i wpisuje je do wezwania. Więcej o stawkach i przeliczeniu kursu znajdziesz we wpisie odsetki i rekompensata 40 euro.

Ustawa ogranicza też termin zapłaty między firmami do 60 dni od doręczenia faktury. Gdy Twoim odbiorcą jest duża sieć, a Ty jesteś małą albo średnią hurtownią, dłuższy termin jest niedopuszczalny, nawet jeśli wpisano go w ogólnych warunkach zakupu sieci.

Hurtownia rzadko ma czysty dług w postaci jednej faktury. Na koncie klienta są wpłaty bez tytułu, zwroty towaru, noty za reklamacje, rabaty posprzedażowe i korekty. Dłużnik w sądzie najczęściej broni się właśnie tym, że saldo się nie zgadza. Zanim cokolwiek wyślemy, układamy rozrachunki tak, żeby wytrzymały taki zarzut.

• Każda faktura jest osobną pozycją z własnym terminem, odsetkami i rekompensatą.
• Wpłaty bez wskazania faktury zaliczamy zgodnie z art. 451 KC, najpierw na zaległe odsetki, potem na najstarszy dług, chyba że umowa mówi inaczej.
• Korekty i noty uznaniowe zmniejszają konkretną fakturę, a nie saldo ogólne.
• Potrącenia, których nie uznajesz, opisujemy osobno, z datą i uzasadnieniem odmowy.

Takie zestawienie jest od razu załącznikiem do wezwania i do pozwu. Dłużnik widzi, skąd bierze się kwota, a sąd dostaje rozrachunek, który da się sprawdzić bez biegłego.

Windykacja zaczyna się przed pierwszą zaległą fakturą. Hurtownie, które mają najmniej spraw w sądzie, robią kilka prostych rzeczy. Wstrzymują wydanie towaru po przekroczeniu terminu, a nie dopiero po przekroczeniu limitu. Zapisują w umowie albo w ogólnych warunkach sprzedaży zastrzeżenie własności towaru do zapłaty ceny (art. 589 KC), co przy upadłości odbiorcy pozwala żądać wydania nieprzetworzonego towaru. Przy większych limitach biorą weksel in blanco z deklaracją wekslową, bo nakaz zapłaty z weksla jest natychmiast wykonalny jako zabezpieczenie.

Przed przyznaniem albo podniesieniem limitu warto sprawdzić, kto stoi za firmą odbiorcy. Jeśli ten sam prezes albo wspólnik prowadził wcześniej spółki, które przestały płacić dostawcom, mapa powiązań osób i spółek z KRS pokaże to w kilka minut. Monitoring terminów w naszym systemie sygnalizuje z kolei pierwsze opóźnienia, zanim handlowiec wyda kolejną paletę na kredyt.