Firma windykacyjna czy kancelaria do odzyskania faktury B2B

Większość zaległych faktur między firmami to sprawy bezsporne. Towar został dostarczony, usługa wykonana, nikt nie zgłaszał reklamacji, a kontrahent po prostu nie płaci, bo ma problem z płynnością albo traktuje Cię jako tani kredyt. Taka sprawa nie wymaga analizy prawnej, tylko konsekwencji: wezwania z odsetkami i rekompensatą, kilku kontaktów, propozycji rat i jasnej informacji, co stanie się po terminie.

Firma windykacyjna sprawdza się też wtedy, gdy zaległych faktur jest dużo, a kwoty są średnie. Płacenie kancelarii ryczałtu za każdą fakturę na 3 000 zł nie ma sensu ekonomicznego. Abonament z prowizją od odzysku rozkłada koszt na wszystkie sprawy i nie zmusza Cię do decyzji o procesie przy każdej z nich. Tak działa nasza windykacja faktur, gdzie monitoring terminów, wezwania i rozmowy z dłużnikiem prowadzi jeden zespół.

Trzecia sytuacja to dłużnik, z którym chcesz dalej współpracować. Pismo z kancelarii odbierane jest jako zapowiedź procesu. Wezwanie z firmy windykacyjnej z propozycją ugody daje kontrahentowi wyjście z twarzą, a Tobie pieniądze bez zamykania relacji.

Są sprawy, w których etap polubowny tylko przedłuża czekanie. Jeśli dłużnik na piśmie kwestionuje jakość, ilość albo termin wykonania, zgłosił kary umowne i potrącił je z faktury, albo twierdzi, że umowa w ogóle nie została zawarta, potrzebujesz kogoś, kto oceni dowody i zbuduje sprawę pod sąd. Rozmowy niczego tu nie dadzą, bo druga strona ma swoją wersję i będzie jej bronić.

Kancelarię wybierz też przy wysokiej kwocie i sygnałach, że majątek dłużnika może zniknąć. Prawnik może złożyć wniosek o zabezpieczenie roszczenia jeszcze przed wyrokiem, na przykład przez zajęcie rachunku. Przy sprawach z elementem zagranicznym, wekslem, umową z gwarancją bankową czy roszczeniem wobec członków zarządu spółki z o.o. (art. 299 KSH) również potrzebna jest wiedza procesowa, której firma windykacyjna nie zastąpi.

Ostatni sygnał to czas. Gdy do przedawnienia zostało kilka tygodni, nie ma miejsca na trzy wezwania i negocjacje. Potrzebny jest pozew, który przerwie bieg terminu. Jak liczyć te daty, pokazuje wpis o tym, kiedy następuje przedawnienie faktury.

Firmy windykacyjne najczęściej biorą prowizję od odzyskanej kwoty, na rynku od kilku do kilkudziesięciu procent, czasem z opłatą wstępną. Kancelarie liczą ryczałt za prowadzenie sprawy albo stawkę godzinową, często z dodatkową premią od wygranej. Przy prostym pozwie o zapłatę ryczałt zaczyna się zwykle od kilkuset złotych, a przy sprawie z rozprawami rośnie do kilku tysięcy.

Różnica, o której mało kto pamięta, to zwrot kosztów. Gdy reprezentuje Cię adwokat albo radca prawny i wygrywasz, sąd zasądza od dłużnika koszty zastępstwa procesowego według stawek minimalnych z rozporządzenia. Przy sporze o kwotę od 10 000 do 50 000 zł stawka minimalna wynosi 3 600 zł. Prowizji firmy windykacyjnej sąd od dłużnika nie zasądzi. Ty możesz natomiast doliczyć do każdej faktury rekompensatę 40, 70 albo 100 euro i odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, niezależnie od tego, kto prowadzi sprawę.

Liczby z tabeli to przykład liczony od kwoty głównej. Prawdziwe stawki sprawdź w umowie, bo część firm liczy prowizję także od odsetek. Pełne rozbicie kosztów, łącznie z opłatą od pozwu w EPU, znajdziesz we wpisie ile kosztuje windykacja faktury.

Najrozsądniejszy układ dla większości firm to podział pracy według etapu. Przez pierwsze tygodnie po terminie sprawę prowadzi firma windykacyjna, bo jest tańsza i szybciej odzyskuje bezsporne faktury. Gdy dłużnik milczy dalej, ta sama firma przygotowuje pozew do EPU. Kancelaria wchodzi dopiero wtedy, gdy pojawia się sprzeciw, rozprawa albo egzekucja wymagająca decyzji prawnych.

Taki układ ma dwie zalety. Płacisz prawnikowi tylko za sprawy, które naprawdę go wymagają, a te trafiają do niego z kompletem dokumentów, rozrachunkiem i historią kontaktu. Nie zaczynasz od nowa, gdy etap polubowny się kończy. Tak jest zbudowana nasza obsługa. Etap polubowny i pozew do EPU są w abonamencie, a do rozprawy i egzekucji dobieramy partnera, o czym więcej mówi strona kancelaria windykacyjna. Jeśli wolisz sam wybrać prawnika, w katalogu adwokatów i radców prawnych znajdziesz osoby z publicznych rejestrów samorządów zawodowych i możesz porównać ich oferty przed przekazaniem akt.

Zanim zdecydujesz, odpowiedz sobie na te pytania. Wystarczy kilka minut z fakturą i korespondencją z dłużnikiem.

• Czy dłużnik na piśmie kwestionuje dług albo jego wysokość? Jeśli tak, idź do kancelarii.
• Czy do przedawnienia zostało mniej niż dwa miesiące? Jeśli tak, potrzebny jest pozew, a nie wezwanie.
• Czy kwota przekracza kilkadziesiąt tysięcy złotych i boisz się, że majątek zniknie? Zapytaj prawnika o zabezpieczenie.
• Czy masz kilka albo kilkanaście zaległych faktur średniej wysokości? Abonament z prowizją będzie tańszy niż ryczałt za każdą.
• Czy chcesz utrzymać współpracę z kontrahentem? Zacznij od windykacji polubownej z propozycją rat.

Jeśli na pierwsze trzy pytania odpowiedziałeś „nie”, firma windykacyjna jest dobrym pierwszym krokiem. Szerszą listę kryteriów wyboru konkretnego wykonawcy opisuje wpis jak wybrać firmę windykacyjną, a zestawienie modeli rozliczeń pokazuje strona firmy windykacyjne.

Przy bezspornej fakturze tańsza jest zwykle firma windykacyjna, bo płacisz prowizję tylko od odzyskanej kwoty albo abonament. Kancelaria pobiera ryczałt lub stawkę godzinową niezależnie od wyniku, ale przy wygranej w sądzie część kosztu wraca od dłużnika jako koszty zastępstwa procesowego.

Firma windykacyjna może przygotować pozew, który składa wierzyciel, na przykład w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Jako zawodowy pełnomocnik na rozprawie występuje jednak adwokat albo radca prawny. Dlatego firmy windykacyjne współpracują z kancelariami przy sprawach, w których dłużnik wnosi sprzeciw.

Nie ma jednej odpowiedzi. Przy bezspornej fakturze firma windykacyjna często odzyskuje pieniądze szybciej, bo prowadzi intensywny kontakt i negocjuje raty. Kancelaria jest skuteczniejsza w sporze, przy wysokich kwotach i tam, gdzie potrzebne jest zabezpieczenie roszczenia albo pozew przeciw członkom zarządu.

Gdy dłużnik kwestionuje dług na piśmie, potrącił kary umowne, do przedawnienia zostało kilka tygodni, kwota jest wysoka albo istnieje ryzyko wyprowadzenia majątku. W tych sytuacjach etap polubowny tylko opóźnia pozew, a decyzje prawne trzeba podjąć od razu.

Tak, ale sprawdź warunki rozwiązania umowy, bo część firm zastrzega prowizję od spraw w toku albo od wpłat po wypowiedzeniu. Najprościej, gdy firma sama przekazuje sprawę partnerowi prawnemu z kompletem dokumentów i historią kontaktu z dłużnikiem.